A comunicação eficaz

Ainda hoje, em plena era da tecnologia, temos problemas na comunicação. Em recente pesquisa, em empresas multinacionais e de grande porte, os funcionários confirmaram que a falta de comunicação ou a comunicação “truncada” é um dos principais obstáculos ao desempenho profissional dos mesmos. Sabemos que, em qualquer lugar e em qualquer situação, é comum ocorrer problemas na comunicação. Ainda mais quando não temos afinidade com o gestor para quem trabalhamos ou com relação a outros funcionários próximos a nós. Porém, devemos ser profissionais e colocar os interesses da empresa acima de tudo !
Mas alguém já parou para refletir como é feita a comunicação no seu dia-a-dia ? Será que recebemos e transmitimos bem as informações e/ou recados que são recebidos, sejam eles mensagens verbais ou escritas ?
Percebi que, ao longo dos meus doze anos de experiência como Secretária em multinacionais de vários segmentos que, uma profissional realmente eficiente não precisa necessariamente ter “muita idade” ou ter tido muitos empregos. Basta somente que ela tenha bom senso, se preocupe realmente com o outro (seja lá quem for), e esteja atenta aos detalhes. Detalhe : essa é a palavra-chave.
Algumas dicas essenciais para uma comunicação eficaz :
• Olhe nos olhos da pessoa com quem estiver falando, pois isso demonstra atenção pela pessoa e interesse pelo seu assunto. Não desvie seu olhar para a sua roupa, para alguém que estiver passando ou qualquer outro detalhe.
Se isso ocorrer, peça desculpas. Se o contato for por telefone, seja simpática e use um tom de voz agradável.
• Pergunte sempre se o assunto é urgente e se outra pessoa poderá ajudar a resolvê-lo. Isso demonstra iniciativa e responsabilidade.
• Caso a pessoa com quem estiver falando tenha um imprevisto no momento da comunicação e precisar resolver algum problema naquele exato momento, peça licença, saia da sala e lhe informe depois sobre o recado (caso não seja urgente). Existe coisa pior do que falar com alguém que está com sua atenção desviada para outra coisa ou fica se movimentando pela sala ?
• Mantenha uma distância razoável da pessoa quando estiver falando. Nem muito longe, nem muito perto e não se esqueça do seu tom de voz : deve ser agradável e pausado.
• Não fique gesticulando demais, pegando na roupa, nos cabelos e tocando demais no ombro, braços e mãos da outra pessoa, pois isso desvia a atenção de quem estiver lhe escutando. E pior, poderão pensar que você tem algum “tique nervoso”.
• Ao se comprometer com algo relacionado à mensagem informada, faça tudo conforme o combinado. Se algo sair errado, comunique imediatamente ao interessado.
• No momento do recebimento da mensagem / recado, anote-o de forma clara e informe-o ao interessado. Se ele (a) não estiver no momento, deixe um bilhete sobre sua mesa ou lhe envie um e-mail. É importante deixar alguns funcionários cientes quando estiver ausente da sala. Não deixe para anotar o recado depois, sua memória poderá falhar.
• Ao anotar um recado, faça-o de forma legível, evite erros de Português, coloque o dia, hora, nome e telefone de contato da pessoa e o assunto, se souber.
• Evite o “achismo”. Só se limite a informar exatamente a mensagem que recebeu. Na dúvida, contate novamente a pessoa que lhe transmitiu o recado.
• Não se esqueça também de anotar o recado em seu caderno. Quantas vezes seu chefe apagou a mensagem sem querer, perdeu o bilhete com o recado ou ligou da rua perguntando novamente sobre o assunto ? Lembre-se : Ele pode ser descuidado, você não !
Importante : o recado pode ser insignificante ou mesmo sem sentido para você, mas, com certeza não será para quem o receber.
Essas dicas podem lhe parecer tolas por serem do conhecimento de todas, porém, existem muitas Secretárias que, mesmo sabendo, não as colocam em prática.
Quantas vezes me deparei com recados anotados pela metade, com uma letra totalmente ilegível, com nome e telefones errados ? O mais incrível é que eram anotados por Secretárias e por auxiliares (des)treinados pelas mesmas.
No começo de minha carreira, em meu primeiro emprego como Secretária Bilíngüe, aconteceu uma história que vale a pena contar.
Meu chefe iria viajar e havia providenciado tudo para sua reunião no R.J. No dia da dita viagem, ele chegou todo feliz com a mala e tudo. Ele iria junto com outro funcionário que, na época, era solteiro. Mais tarde, ele me informou que não iria mais viajar, que a viagem havia sido cancelada.
Pois bem ! Meia hora antes da viagem, a mulher do meu chefe liga perguntando se ele ainda estava no escritório (naquela época não existia celular nem pager) porque queria falar com ele urgente.
Eu, muito ingenuamente, disse que ele estava sim e que não iria mais viajar. Quando fui avisá-lo que ela estava na linha e que havia dito que ele estava na sala, ele me perguntou : “E agora ? O que falo para ela ? “ Eu, novamente, com minha sinceridade disse : “Fale a verdade !”
Depois desse episódio, meu chefe nunca mais tocou no assunto e essa “saia justa” me rendeu uma lição : nunca dizer nada a mais do que me fosse perguntado, nem “sob tortura”.
Tanto ele como eu tivemos 50% de culpa nessa história. Eu, por ter me adiantado no assunto e ele, por não me informar que não era para dizer nada para a esposa.
Faça tudo o que estiver ao seu alcance para que a comunicação em seu local de trabalho ocorra de forma eficiente, satisfatória e sem ruídos. Todos notarão seu empenho e lhe agradecerão por isso !
Não somos perfeitos e erros acontecem. O importante é assumi-los ! Pensem nisso !
Mirian Nasser Gomes - 38 anos
Bacharel em Tradutor-Intérprete Letras, com Pós-Graduação em Marketing.
Fluência nos idiomas inglês e espanhol. Em 2006, cursarei Pós em Psicologia Organizacional.
Ministro cursos e palestras (inclusive "in company") em Comunicação, Marketing Pessoal, Etiqueta Empresarial e Social, Criatividade Administração do Tempo, Relacionamento com o Cliente e Relacionamento Interpessoal.